本人亲测提高工作效率8个方法(如何提高生产效率)

时间管理大师亚历克·麦肯齐说:“不谋而动,是所有失败的原因”。对这句话有深刻的理解是在去年轮岗的时候。

那段时间我负责管理公司的仓库。看起来很简单:每天干的都是收货,入库,建档,领料,出库这类的事情。一开始我是不屑的,甚至是愤怒,想我一个研究生,现在做的居然是这种是个人就会的活

很快,我就被打脸了。每天到的货多又杂,到货时间还不一致,除此之外,是不是还需要配合同事领料出库。每天我都是忙得脚不沾地。月底盘点的时候,才发现仓库台账,入库、出库统计弄得一团糟:不是这个东西找不到,就是缺了那个单据。

仓库管理的事务繁杂、琐碎,需要耐心和细致,还要在确保正确的基础上,尽可能地提高效率。

提高工作效率8个方法(如何改善提高工作效率)

怎么才能提高效率,不出错呢?

后来,我准备了一个笔记本。上班之前,我把今天的待办事项从头到尾捋一遍,不放过任何一件小事,列一个任务清单。清单里面包括:到货时间,数量,统计领料需求等等。每做完一件事,我就把它划掉。工作中如果接到新的任务,我就在清单后面记下来。用了笔记本一个星期,我就能在下班前半小时坐在工位上休息了。这个笔记本除了帮我提高工作效率之外,还有一个意外之喜:它可以作为我的工作日志,翻翻它就可以找到我的工作记录。

提高工作效率8个方法(如何改善提高工作效率)

为什么我的工作从最初的一片混乱变得效率越来越高。最主要的原因就是:我在工作之前就制定了计划。

工作的最主要目的就是:尽可能在有限的时间内利用有限的脑力和体力中获得最大的回报。在相同的时间内,收入越高,回报率自然就高。同样是赚300块钱,一个人只需要工作8小时,另一个人需要工作12小时。这么一比较,显然是第一个人的回报率高。如果他能够提高工作效率,省出更多的时间工作,收入会更高。一项调查显示,我们每用1分钟制定计划,就会在后面的工作中节省10分钟。如果第一个人每天花10分钟制定计划,他就能省出大概2小时的时间,有可能多赚75块。这就是提前做计划的力量。

提前做计划,还可以避免出错。开始一项任务之前,做一份行动计划可以帮助我们了解每一步的工作和可能会遇到的问题。我在笔记本上列任务清单其实就是在做当天的工作计划。看着任务清单,我就可以合理地安排时间,游刃有余地完成每一项工作。

怎么制定一份切实可行的计划呢?

很简单,我们只需要坐下来,然后把我们要做的每一件事情都写下来。

如果我们想要计划做得更完美一些,我有两个建议供你参考。

1.针对不同的目标制定不同的计划

我们的计划需要有层次,由宽泛到具体。依次制订年计划、月计划、周计划和日计划。

年计划是要记录整个年度我们想要做的事情。在这份计划上我们需要做的是把任务进行初步的分解,分解到每个月需要完成的目标。

月计划相对年计划来说更加详细。每个月的月末,我们可以在对上个月复盘之后,制订下个月的计划。

每周工作开始之前,对本周的工作进行一个统筹安排。周计划的时间跨度较小,我们需要更加注重具体任务的安排。

每天早晨除了把临时安排的任务列入计划之外,还需要把月计划和周计划中的任务分解成可以直接执行的小任务安排在日计划中。

提高工作效率8个方法(如何改善提高工作效率)

2.制定项目计划

项目计划和上面的年月日计划需要结合起来使用。大多数情况,我们每天的工作就是完成一个又一个项目。我们需要做的就是把项目分解,然后按照轻重缓急制订计划。这里推荐使用甘特图来制订项目计划。通过甘特图,我们可以对项目进度一目了然。

最近我参加了“一块写写”写作社群,其中有10节的写作专栏课程要听,还需要完成微头条和原创图文的任务。刚开始我对这个任务时没有任何概念的,拖了有将近一周时间,总是想等到春节放假再听课、写作业,结果,放假回家之后,又想着时间还长,还是先刷刷抖音,看看剧吧。一拖就拖到了现在。把它当作一个项目。我需要制订一个计划来确保我可以把写作坚持下去。我用甘特图给这次任务做了一个进度管理表,如果我能够按照这个进度管理表进行操作的话,我也不用在截止日期前一天匆匆忙忙地补我的作业。

提高工作效率8个方法(如何改善提高工作效率)

如果每一次都按照计划一步一步地安排自己的工作,我们会发现自己的工作效率会越来越高。我们会变得越来越有自信,从而更加有动力去工作。周而复始,形成良性循环。

想要提升生产力,我们只需要一份工作计划。

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